Hotline:
0932 377 232

Phần mềm Quản lý hợp đồng tài chính FICOM

Nhằm góp phần mang lại cho công tác quản trị doanh nghiệp của Quý khách hàng tiện ích, an toàn và hiệu quảCông ty cổ phần phần mềm Sao Mai xin được trân trọng giới thiệu với Quý khách hàng Phần mềm soạn thảo và quản lý hợp đồng, văn bản FiCOM. FiCOM là phần mềm đem lại nhiều tiện ích cho Quý khách hàng, đặc biệt là những khách hàng có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở sản xuất, bán hàng, dịch vụ trong và ngoài nước. Đây là phần mềm do Công ty cổ phần phần mềm Sao Mai (SAOMAISOFT) phát triển trên cơ sở kết hợp công nghệ mới nhất của Nhật Bản với hệ thống lõi S-Framework do chính SAOMAISOFT phát triển và đang hoạt động rất hiệu quả ở các doanh nghiệp, tập đoàn lớn của Việt Nam và Nhật Bản.

Đặc biệt FiCOM đã vinh dự được nhận giải thưởng SAO KHUÊ 2013 dành cho danh hiệu Giải pháp phần mềm 4 sao duy nhất trong lĩnh vực Ngân hàng, tài chính.

 Được lập trình bởi một công ty có bề dày kinh nghiệm hơn 10 năm hợp tác phát triển phần mềm với Nhật Bản, Mỹ, với đội ngũ kỹ sư, lập trình viên có trình độ chuyên môn cao, lại đã được kiểm chứng ở những doanh nghiệp, tập đoàn lớn có yêu cầu trình độ quản lý tiên tiến, hiện đại, chắc chắn Phần mềm soạn thảo và quản lý hợp đồng, văn bản FiCOM sẽ mang đến cho Quý khách hàng nhiều tiện ích, hiệu quả, sự yên tâm và hài lòng, góp phần vào sự phát đạt và thịnh vượng của Quý khách hàng.

Chúng tôi kính mong được phục vụ cung cấp phần mềm hàng đầu FiCOM để mang đến tiện ích, an toàn và hiệu quảcho Quý khách hàng!

FiCOM (Financial Contract Management) là phần mềm đem lại nhiều tiện ích cho khách hàng, đặc biệt là những doanh nghiệp, tổ chức có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở sản xuất, bán hàng, dịch vụ trong và ngoài nước. Sản phẩn này được Sao Mai Soft phát triển trên cơ sở kết hợp công nghệ mới nhất của Nhật Bản với hệ thống lõi S-Framework do chính Sao Mai phát triển và đang hoạt động rất hiệu quả tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn của Việt Nam và Nhật Bản.

Thực tế, cách soạn thảo và quản lý HĐ, VB tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay bộc lộ rất nhiều bất cập: sự bất tiện, lãng phí thời gian, công sức, khó bảo mật và dễ dẫn tới những sai sót, rắc rối, tranh chấp không đáng có. Sử dụng FiCOM, những vấn đề này sẽ được giải quyết một cách quyết triệt, và toàn diện, từ đó tăng năng suất làm việc và nâng cao trình độ quản lý trong doanh nghiệp.

    Đặc tính kỹ thuật

FiCOM là phần mềm được phát triển trên cơ sở kết hợp công nghệ tiêu chuẩn tiên tiến nhất của Nhật Bản với hệ thống lõi S-Framework của SAOMAISOFT với khả năng tích hợp hệ thống cao, giao diện tiếng Việt chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 có thể điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng (customize). FiCOM có các đặc tính kỹ thuật nổi trội:

  Định nghĩa linh hoạt quy trình làm việc theo từng đơn vị

 Công nghệ định nghĩa trường thông tin động giúp khách hàng luôn chủ động trong việc thay đổi nội dung

  Công nghệ tìm kiếm thông minh

  Công nghệ xử lý CSDL thời gian thực giúp thông tin được luân chuyển ngay tức thì

 Có thể tích hợp với Active Directory (Domain) của khách hàng

  Thiết kế mở, dễ dàng kết hợp với các hệ thống khác

    Môi trường sử dụng

 

STT

Nội dung

Yêu cầu

1

Hệ điều hành máy chủ (Server OS)

Window Server 2003/2008

2

CSDL

MS SQL Server 2005/2008

3

Web Server

Microsoft IIS 7.0

4

Hệ điều hành máy trạm (Client OS)

Windows XP SP3, Windows 7, office 2007.

5

Trình duyệt web

Microsoft I.E 7.0; Mozilla FireFox 3.x, Google Chrome trở lên

Tổng quan chức năng FiCOM

Phần mềm FiCOM gồm có các chức năng dưới dây:

  Chức năng chuẩn về nghiệp vụ hợp đồng, văn bản

  Báo cáo hợp đồng, văn bản & xuất Excel

  Tạo  mẫu hợp đồng, văn bản

  Quản trị mẫu hợp đồng, văn bản

  Quản lý khách hàng

  Báo cáo thông tin KH & xuất Excel

  Cảnh báo & xuất Excel

  Quản trị hệ thống

  Chức năng tích hợp hệ thống

  Quản lý kho và định vị bản cứng hồ sơ, tài liệu

  Chức năng tùy chọn: Các chức năng được thêm vào, hoặc thay đổi theo nhu cầu, đặc thù kinh doanh của từng khách hàng.

 

Chức năng chuẩn về nghiệp vụ hợp đồng, văn bản

Mỗi hợp đồng, văn bản trên FiCOM đều được chia thành phần tĩnh và phần động:

  Phần tĩnh là những nội dung, điều khoản, định dạng chung cho mỗi mẫu hợp đồng, văn bản đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và chỉ có thể thay đổi bởi cấp có thẩm quyền.

  Phần động là những nội dung, điều khoản, định dạng riêng cho từng văn bản, hợp đồng cùng một mẫu như thông tin về khách hàng, ngày tháng, số tiền, thời hạn thanh toán...Danh mục các nội dung phần động do người có thẩm quyền quyết định và chỉ có thể được thay đổi bởi người có thẩm quyền.

FiCOM cho phép người dùng tạo mới các Văn bản, hợp đồng theo mẫu có sẵn đã được phê duyệt, hoặc Soạn thảo, phê duyệt và quản lý hợp đồng, văn bản đặc biệt không theo mẫu chuẩn, hoặc các hợp đồng, văn bản do đối tác soạn thảo theo một mẫu khác.

    Biên soạn hợp đồng, văn bản chuẩn theo mẫu

Người dùng có thể soạn hợp đồng, văn bản theo mẫu đã được phê duyệt, chỉnh sửa trước đó hoặc xóa các hợp đồng, văn bản đã tạo (trong thẩm quyền). Nhân viên soạn hợp đồng chỉ có thể điền những thông tin thích hợp vào các trường định sẵn. Nhân viên này không thể thay đổi nội dung, định dạng, thêm bớt trường thông tin động mà nếu thấy cần thì chỉ được phép đề xuất cấp trên chỉnh sửa.

    Xem trước (Preview) trực quan nội dung hợp đồng, văn bản đang biên soạn

Người soạn thảo có thể theo dõi các nội dung các trường động vừa được nhập, hoặc thay đổi trên hợp đồng, văn bản.

    Lưu  nháp khi đang biên soạn hợp đồng, văn bản

Trong quá trình soạn hợp đồng, văn bản, người dùng có thể lưu nháp để thực hiện các công việc ưu tiên trước, và trở lại biên soạn sau.

    Xử lý luồng luân chuyển hợp đồng, văn bản theo quy trình chuẩn

Sau khi soạn thảo xong hợp đồng, văn bản, nếu không cần chỉnh sửa mẫu thì người biên soạn chọn quy trình phê duyệt chuẩn rồi gửi cho cấp trên trực tiếp. Khi đó trên màn hình FiCOM của người nhận yêu cầu (cấp trên) sẽ hiển thị có yêu cầu cần xử lý. Sau khi xem xét (nội dung phần động, mẫu đúng hay chưa), cấp trên này có thể chuyển cấp trên tiếp theo để phê duyệt hoặc gửi lại cấp soạn thảo ban đầu kèm theo yêu cầu chỉnh sửa. Cứ làm như vậy cho đến cấp phê duyệt cuối cùng thì hợp đồng, văn bản sẽ được chốt toàn văn đẻ in và ký, từ đây không ai có quyền sửa nữa.

    Xử lý luồng luân chuyển hợp đồng, văn bản theo quy trình đặc biệt

Khi người soạn hợp đồng, văn bản thấy mẫu không phù hợp và cần phải chỉnh sửa thì sẽ gửi yêu cầu đến người soạn mẫu kèm theo yêu cầu chỉnh sửa. Sau khi mẫu đã được phê duyệt chỉnh sửa thì tiến hành giống như mục "Xử lý luồng luân chuyển hợp đồng, văn bản theo quy trình chuẩn". Nếu chỉ là một vài trường hợp đơn lẻ thì sẽ được xếp vào hợp đồng đặc biệt, nếu là phiên bản mẫu mới dùng chung cho mọi đối tượng thì coi như phiên bản chuẩn mới.

    Xử lý yêu cầu sửa nội dung hợp đồng, văn bản theo quy trình chuẩn

Chức năng này dùng khi hợp đồng, văn bản đã chuyển đến cấp trên nhưng cấp trên thấy cần chỉnh sửa. Cấp trên có thể tự sửa hoặc/và yêu cầu người biên soạn chỉnh sửa. Do yêu cầu cụ thể của khách hàng và quá trình thương thảo giữa hai bên, quy trình chỉnh sửa này có thể lặp lại nhiều lần.

    Thảo luận về nội dung mỗi hợp đồng, văn bản

Mỗi luồng công việc có một phần chức năng thảo luận riêng biệt giúp xem quy trình đã luân chuyển đi đâu và ai đã/đang thảo luận với ai. Chức năng này chỉ những người trong luồng xử lý đó mới thấy, còn người không cùng luồng thì không thể thấy.

    Quản lý bộ tài liệu hợp đồng (file đính kèm) cho mỗi hợp đồng, văn bản

Khi soạn thảo hợp đồng, văn bản có thể cần thêm một số loại tài liệu đính kèm như phụ lục, khế ước, biên bản, chứng từ thanh toán, hồ sơ pháp nhân, hồ sơ cá nhân…Những tài liệu này được đính kèm với hợp đồng, văn bản và được quản lý cùng với hợp đồng, văn bản đó.

    Xuất  hợp đồng, văn bản ra PDF với dấu hiệu nhận biết riêng

Hợp đồng, văn bản có thể được xuất ra file PDF kèm theo logo, tên công ty, hoặc dấuy hiệu nhận biết khác được in chìm để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro bị làm giả trước khi ký duyệt.

    Thống kê - tìm kiếm nâng cao các thông tin hợp đồng, văn bản

Người dùng dễ dàng tìm kiếm hợp đồng, văn bản theo các thông tin khác nhau như số hợp đồng/ văn bản, người soạn thảo, phòng ban quản lý hoặc theo thông tin của đối tác, khách hàng như số tài khoản ngân hàng, giá trị hợp đồng...

    Quản lý danh mục loại hợp đồng, văn bản theo nhiều cấp

Người dùng có thể sắp xếp, và quản lý các loại hợp đồng, văn bản thành cây thư mục với nhiều cấp độ khác nhau .

    Phê duyệt hợp đồng, văn bản qua Email (không cần truy cập hệ thống)

Khi soạn hợp đồng, hệ thống sẽ gửi đến người xử lý hợp đồng này 1 email trong đó mô tả một số nội dung cơ bản của hợp đồng. Trong đó đính kèm 1 liên kết từ đó người nhận xử lý sẽ click vào liên kết này để phê duyệt và chuyển cho người tiếp theo xử lý. Nhờ đó, có thể xử lý công việc đơn giản, mọi lúc, mọi nơi, kể cả trên thiết bị di động mà không nhất thiết phải truy cập vào FiCOM.

    Hiển thị lịch sử chỉnh sửa hợp đồng, văn bản

Tính năng này giúp người dùng nắm được thông tin người thay đổi, chỉnh sửa HĐ, VB, cũng như các thông tin đã được chỉnh sửa.

    Tự động gắn mã số hợp đồng, văn bản theo quy tắc của người dùng

FiCOM cho phép đánh số hợp đồng tự động theo mẫu/quy tắc có sẵn của người dùng.

Báo cáo hợp đồng, văn bản & xuất Excel

Người dùng có thể theo dõi tiến độ các HĐ, VB của mình thông qua các báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau. Đồng thời, FiCOM cho phép xuất các báo cáo này dưới dạng file excel, giúp người dùng dễ dàng lưu trữ, và quản lý sau này. Gồm có:

  Báo cáo theo tên từng khách hàng

  Báo cáo theo tên người ký

  Báo cáo theo loại hợp đồng, văn bản

  Báo cáo theo đơn vị / chi nhánh

  Báo cáo theo tình trạng hợp đồng, văn bản ( Đã duyệt, chưa duyệt hoặc đang xử lý)

Tạo  mẫu hợp đồng, văn bản

 

  Biên tập mẫu hợp đồng, văn bản và quản lý theo phiên bản

Người dùng soạn thảo mẫu hợp đồng, văn bản và quản lý hợp đồng, văn bản theo các phiên bản. FiCOM luôn cập nhật phiên bản mới nhất, tuy nhiên trong trường hợp đặc biệt, người có thẩm quyền có thể cho phép soạn theo phiên bản cũ.

  Tìm kiếm danh sách các mẫu hợp đồng, văn bản

Cho phép hiển thị danh sách các mẫu hợp đồng đã làm và đang được sử dụng

  Liệt kê danh sách các mẫu có yêu cầu sửa

Hiển thị danh sách những mẫu hợp đồng, văn bản có yêu cầu chỉnh sửa mẫu (hợp đồng, văn bản đặc biệt)

   Liệt  kê danh sách những mẫu hợp đồng, văn bản đang chờ phê duyệt

   Nhân bản (copy) dữ liệu mẫu của một loại  hợp đồng, văn bản

Khi đã soạn thảo mẫu hợp đồng và có mẫu tương tự , người dùng có thể sử dụng chức năng này góp phần làm giảm thời

gian biên tập mẫu do nó copy toàn bộ mẫu hợp đồng từ cái cũ sang cái mới.

  Giao nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng, văn bản

Chức năng này cho phép giao nhiệm vụ cho những người liên quan phải soạn thảo mẫu hợp đồng theo quy trình đã định.

 

Quản trị mẫu hợp đồng, văn bản

 

  Định nghĩa nhóm - trường động cho từng loại hợp đồng, văn bản

Định nghĩa nhóm trường thông tin động và phân chia thành các nhóm chung, các điều và các trường thông tin cho từng loại hợp đồng, văn bản

  Định nghĩa nhóm - trường động cho từng mẫu hợp đồng, văn bản

Định nghĩa nhóm trường thông tin động và phân chia thành các nhóm chung , các điều và các trường thông tin cho từng loại mẫu hợp đồng, văn bản.

  Phân quyền sử dụng cho từng loại hợp đồng, văn bản

Khi đã chính xác loại hợp đồng thì để có hiệu lực trên toàn hệ thống cần phải phân quyền hiệu lực cho loại hợp đồng để có thể nhìn thấy và soạn thảo.

  Phân quyền sử dụng cho từng mẫu hợp đồng, văn bản

Khi đã chính xác mẫu hợp đồng thì để có hiệu lực trên toàn hệ thống cần phải phân quyền hiệu lực cho mẫu hợp đồng để có thể nhìn thấy và soạn  thảo hợp đồng, văn bản theo các mẫu đó.

Quản lý khách hàng

 

  Cập nhật thông tin khách hàng

Người dùng có quyền thêm mới khách hàng, chỉnh sửa hoặc xóa mọi thông tin liên quan tới khách hàng.

  Chức năng liên kết khách hàng với hợp đồng, văn bản

Hiển thị danh sách khách hàng  cùng với đầy đủ thông tin hợp đồng, văn bản được ký kết giữa các bên đã được cập nhật trên hệ thống.

  Import danh sách khách hàng từ file Excel

Nhập file excel có thông tin khách hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật các dữ liệu đó

  Hiển thị thông tin toàn diện về 1 khách hàng

  Thống kê, tìm kiếm thông tin khách hàng nâng cao

Cho phép thống kê khách hàng theo các nhiều tiêu chí tìm kiếm: Thông tin cơ bản, trạng thái hợp đồng, văn bản, mức độ khẩn cấp của hợp đồng, văn bản cần giải quyết...

  Cảnh báo sắp đến ngày thành lập / SN của khách hàng

Nhắc nhở người dùng về ngày thành lập, ngày sinh nhật của khách hàng, giúp người dùng chăm sóc các khách hàng kịp thời, và hiệu quả hơn.

  Gửi email chăm sóc theo mẫu chuẩn

Gửi email chăm sóc khách hàng theo các mẫu sẵn có, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng.

  Quản lý lịch sử giao dịch với khách hàng

Cho phép lưu và quản lý lịch sử nội dung các giao dịch qua E-mail giữa từng nhân viên với từng khách hàng.

 

Báo cáo thông tin khách hàng & xuất Excel

Với chức năng này, người dùng dễ dàng quản lý thông tin khách hàng mới hoặc khách hàng cũ theo thời gian, theo loại hợp đồng, văn bản hoặc số lượng hợp đồng, văn bản được ký kết giữa hai bên hoặc báo cáo khách hàng theo đơn vị, chi nhánh.

Cảnh báo

Với tính năng này, người dùng FiCOM sẽ gạt bỏ được những lo ngại liên quan tới các nghĩa vụ hợp đồng. Đồng thời, hệ thống sẽ gửi email thông báo nội dung cảnh báo để người dùng vẫn nắm rõ đúng tiến độ thực hiện hợp đồng  ngay cả khi không truy cập vào phần mềm.

    Cảnh báo tình trạng đóng hợp đồng

    Cảnh báo hợp đồng sắp đến hạn thanh toán

    Cảnh báo hợp đồng sắp đến hạn thanh lý

    Cảnh báo hợp đồng quá hạn thanh lý

Quản trị hệ thống

    Quản trị và phân quyền người dùng: Quản trị phân quyền theo chức năng, phân quyền theo loại hợp đồng, phân quyền theo quy trình.

    Chức năng bàn giao dữ liệu giữa 2 người dùng: Chức năng này cho phép những người dùng đã được chuyển công tác khác không liên quan hoặc thôi việc tiến hành bàn giao dữ liệu thuộc phạm vị mình quản lý cho người mới.

    Phân quyền cho người sử dụng theo từng loại hợp đồng, văn bản: Phân quyền cho từng người dùng theo loại hợp đồng, văn bản và theo từng chi nhánh, từng phòng ban.

    Phân quyền sử dụng cho từng mẫu hợp đồng, văn bản: Phân quyền cho người dùng, chi nhánh, phòng ban cụ thể theo từng mẫu hợp đồng, văn bản.

    Thiết lập quy trình luân chuyển hợp đồng, văn bản: Admin hệ thống có quyền thiết lập quy trình biên soạn và xử lý hợp đồng, văn bản cho từng chi nhánh hay phòng ban riêng biệt.

    Phân quyền sử dụng trong quy trình biên soạn và xử lý hợp đồng, văn bản: Phân quyền theo quy trình biên soạn và xử lý hợp đồng, văn bản cho người biên soạn, người phê duyệt.

    Định nghĩa nhóm - trường động: Hệ thống sử dụng Itemkey động thiết lập các thông số hợp đồng nên admin có thể thêm, sửa, xóa các trường động hoặc nhóm trường động cho phù hợp với từng mẫu hợp đồng, văn bản.

    Định nghĩa cây thư mục loại hợp đồng theo nhiều mức: Thêm mới cây thư mục loại hợp đồng hoặc thêm mới, sửa, xóa cây thư mục.

    Thiết lập thông tin cảnh báo và tiêu chí cảnh báo: Admin có thể thiết lập các thông tin cần cảnh báo, địa chỉ, thời gian, phương thức nhận cảnh báo.

    Nhật ký truy cập và sử dụng hệ thống: Admin có thể theo dõi thời gian người dùng truy cập, và thao tác của người dùng, giúp quản lý dễ dàng và hạn chế gian lận.

    Quản lý và báo cáo thời gian xử lý yêu cầu: Cho phép quy định thờ hạn xử lý và quản lý, báo cáo thời gian xử lý biên soạn, chỉnh sửa, phê duyệt hợp đồng, văn bản.

    Chức năng sao lưu và phục hồi dữ liệu: Cho phép định kỳ sao lưu và phụ hồi dữ liệu để phòng ngừa rủi ro an ninh.

    Chức năng đồng bộ dữ liệu: Cho phép đồng bộ dữ liệu theo yêu cầu.

Tích hợp hệ thống

    Tích hợp với hệ thống bán hàng: FiCOM được thiết kế mở, thân thiện nên dễ dàng tích hợp được với các hệ thống bán hàng.

    Tích hợp với hệ thống quản lý kho và định vị bản cứng hồ sơ, tài liệu: FiCOM được thiết kế mở, thân thiện nên dễ dàng tích hợp được với các hệ thống quản lý kho và định vị bản cứng hồ sơ, tài liệu.

    Tích hợp với hệ thống kế toán: FiCOM được thiết kế mở, thân thiện nên dễ dàng tích hợp được với các hệ thống kế toán.

    Tích hợp quản lý hợp đồng lao động với hệ thống quản lý nhân sự: FiCOM được thiết kế mở, thân thiện nên có thể sử dụng để biên soạn, quản lý các hợp đồng lao động, dễ dàng tích hợp được với các hệ thống quản lý nhân sự.

    Tích hợp với những hệ thống quản trị bảo mật thông tin như Active Directory: FiCOM được thiết kế mở, thân thiện nên dễ dàng tích hợp được với những hệ thống  quản trị bảo mật thông tin như Active Directory.

    Tích hợp với Core Banking: FiCOM được thiết kế mở, thân thiện nên dễ dàng tích hợp được với các hệ thống Core Banking của các ngân hàng.

    Tích hợp với các hệ thống khác: FiCOM được thiết kế mở, thân thiện nên dễ dàng tích hợp được với các hệ thống khác.

Quản lý kho và định vị bản cứng hồ sơ, tài liệu

    Quản lý, định vị trên sơ đồ kho bản cứng bộ hợp đồng, văn bản, tài liệu khác (giấy tờ có giá…): Cho phép quản lý, định vị, nên dễ dàng xác định được vị trí trên sơ đồ kho của bản cứng bộ hợp đồng, văn bản, tài liệu khác (giấy tờ có giá…).

    Quản lý, định vị trên sơ đồ kho bằng phần mềm kết hợp chip và máy quét đối với bản cứng bộ hợp đồng, văn bản, tài liệu khác (giấy tờ có giá…): Các chíp (nhiều lựa chọn) được gắn trên từng bộ bản cứng bộ hợp đồng, văn bản, tài liệu khác (giấy tờ có giá…) kết hợp với máy quét (nhiều lựa chọn) nên cho phép quản lý, định vị dễ dàng trên sơ đồ kho ngay cả trong trường hợp thủ kho (hoặc nhân viên khác) đặt nhầm vị trí.

    Quản lý xuất kho, nhập kho, tồn kho bản cứng bộ hợp đồng, văn bản, tài liệu khác (giấy tờ có giá…): Cho phép quản lý các hoạt động xuất, nhập, tồn, dịch chuyển, tiêu hủy…đối với bản cứng bộ hợp đồng, văn bản, tài liệu khác (giấy tờ có giá…).

    Quản lý tài sản thế chấp là các giấy tờ có giá theo giá trị: Cho phép quản lý rút bớt, bổ sung, thay thế, định giá lại, hoàn trả…đối với tài sản thế chấp là các giấy tờ có giá theo giá trị.

Chức năng tùy chọn

Các chức năng được thêm vào, hoặc thay đổi theo nhu cầu, đặc thù kinh doanh của từng khách hàng.

Giai đoạn 1: Xây dựng giải pháp

Khảo sát khách hàng

Ø  Tiếp nhận hồ sơ và nghiên cứu các thông tin đã trao đổi với khách hàng

Ø  Khảo sát chi tiết hiện trạng của khách hàng: Khảo sát phần mềm, máy tính, hạ tầng đường truyền INTERNET, Phạm vi áp dụng phần mềm, Quy trình luân chuyển giữa các bộ phận, Các nghiệp vụ, công việc cụ thể của các bộ phận.

Ø  Khảo sát các yêu cầu quản lý riêng của từng bộ phận, ban giám đốc.

Quá trình khảo sát phải đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin về nhu cầu hiện tạị, tương lai và đưa ra được phương án xử lý các nhu cầu đó của doanh nghiệp.

Tư vấn giải pháp

Ø  Tư vấn và đưa ra các giải pháp để xử lý các nhu cầu của khách hàng.

Ø  Lập và xác nhận kết quả khảo sát với khách hàng bằng “BIÊN BẢN KHẢO SÁT VÀ PHƯƠNG ÁN THỰC HIỆN TRIỂN KHAI PHẦN MỀM”

Ø  Cùng khách hàng lập kế hoạch tổng thể về việc chuyển giao phần mềm bằng việc ký “KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN”.

Chỉnh sửa phần mềm

·          Dựa vào hồ sơ đã khảo sát, SAOMAISOFT sẽ phân tích và đưa ra phương án xử lý các bài toán cụ thể của khách hàng.

·          Trao đổi thống nhất với khách hàng thời gian chỉnh sửa phần mềm.

·          Lập phương án chỉnh sửa phần mềm.

·          Tiến hành sửa đổi phần mềm

·          Kiểm tra tính đúng đắn, chính xác của việc sửa đổi

Giai đoạn 2: Chuyển giao

Cài đặt phần mềm

·          Trao đổi, hướng dẫn cơ bản các tính năng của chương trình với khách hàng.

·          Cài đặt chương trình vào hệ thống máy tính do khách hàng chỉ định. Kết thúc phần việc này, hai bên sẽ ký “BIÊN BẢN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM”

Các bước xử lý công việc luôn được SAOMAISOFT thực hiện theo qui định.

Đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm

·          Bàn giao các tài liệu liên quan đến đào tạo cho khách hàng 

·          Thiết lập các tham số hệ thống, các quy trình xử lý

·          Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm (Tính năng, thao tác cơ bản...)

·          Hướng dẫn lên báo cáo và cách thức lấy số liệu từ phần mềm.

·          Chuyển và ký nghiệm thu quá trình đào tạo với khách hàng bằng “BIÊN BẢN XÁC NHẬN ĐÀO TẠO SỬ DỤNG PHẦN MỀM”.

              Quá trình đào tạo được thực hiện theo quy trình triển khai. Quy trình này sẽ là cơ sở cho việc triển khai phần mềm một cách khoa học.

Hỗ trợ sử dụng phần mềm

Ø  Chuyển đổi một số dữ liệu đã có sẵn của khách hàng (trên file Excel, Txt …)  vào dữ liệu hệ thống FiCOM.

Ø  Các chuyên gia của SAOMAISOFT sẽ hỗ trợ trực tiếp người dùng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

Ø  Các hình thức hỗ trợ cơ bản như sau:

·          Điện thoại-Fax

·          Sử dụng các công cụ hỗ trợ truy cập trực tuyến qua Internet

·          Trực tiếp đến trụ sở của khách hàng.

Nghiệm thu tổng thể phần mềm

Nghiệm thu tổng thể là bước đánh dấu kết thúc toàn bộ quá trình chuyển giao sản phẩm theo hợp đồng mà đã được hai bên ký kết. Nội dung cơ bản bao gồm:

·          Chuyển giao các tài liệu, giấy tờ liên quan: GIẤY CHỨNG NHẬN BẢN QUYỀN, ĐĨA CD CÀI ĐẶT, GIẤY BẢO HÀNH…

·          Cùng khách hàng ký biên bản “NGHIỆM THU PHẦN MỀM”

 

 

BẢO HÀNH

Quy định chung về bảo hành các phần mềm do Sao Mai Soft cung cấp:

Thời gian bảo hành

  Bảo hành miễn phí 12 tháng đối với:

- Các sản phẩm phần mềm đóng gói: Ngay sau khi cài đặt, hướng dẫn sử dụng.

- Các phần mềm theo yêu cầu: Ngay sau khi ký kết nghiệm thu chương trình.

  Bảo hành theo yêu cầu theo thời hạn riêng được quy đinh trong hợp đồng

Nội dung bảo hành

Sao Mai Soft cam kết bảo hành miễn phí phần mềm theo những chức năng chúng tôi cung cấp cho Quý khách hàng:

- Đối với phần mềm đóng gói: Dựa theo chi tiết chức năng của gói phần mềm chúng tôi cam kết cung cấp cho khách hàng.

- Đối với phần mềm theo yêu cầu: Dựa trên chi tiết chức năng 2 bên đã thỏa thuận trong hợp đồng và/hoặc phụ lục hợp đồng đã ký.

Phương thức liên hệ khi có sự cố

Khi có bất kỳ sự cố, lỗi xảy ra trong quá trình sử dụng phần mềm, Quý khách hàng có thể thông tin đến chúng tôi qua các hình thức sau:

- Điện thoại cố định: 04-37690441

- Hotline: 0932396323

- Email: support@somaisoft.com

- Hỗ trợ trực tuyến: Yahoo Messenger, Skype

Thời gian giải quyết

Sao Mai Soft cam kết xử lý sự cố với thời gian ngắn nhất:

- Với sự cố không mang tính phức tạp cao (do Sao Mai Soft đánh giá), xử lý trong vòng 2h kể từ khi nhận được phản hồi từ Quý khách hàng.

- Với sự cố mang tính phức tạp cao, Sao Mai Soft sẽ phân tích và đưa ra phương hướng hiệu chỉnh, đồng thời thông báo thời gian cụ thể cho Quý khách hàng.

Những trường hợp không thuộc trách nhiệm bảo hành

- Những lỗi ổ cứng ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm do Sao Mai Soft cung cấp cho Quý khách hàng

- Những lỗi hệ điều hành hoặc/và cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm

- Những lỗi do cố ý làm hỏng phần mềm

 

BẢO TRÌ

  Kiểm tra hoạt động của phần mềm;

  Kiểm tra sao lưu và khôi phục dữ liệu;

  Kiểm tra an toàn, bảo mật của phần mềm;

  Chỉnh sửa các lỗi phát sinh, cải thiện hiệu năng của phần mềm;

  Kiểm tra môi trường hoạt động

  Cảnh báo sự cố có thể gặp phải và cách thức khắc phục.

  Cung cấp các gói dịch vụ bảo trì với chất lượng cao nhất và chi phí hợp lý nhất

 

NÂNG CẤP

Trên cơ sở tổng hợp phản hồi từ khách hàng và không ngừng cập nhật những công nghệ, giải pháp tiến tiến nhất trong nước cũng như trên thế giới, Sao Mai Soft có chương trình thường xuyên nâng cấp đối với mọi sản phẩm, giải pháp do Sao Mai Soft cung cấp cho Quý khách hàng.

  Thường xuyên cung cấp các bản nâng cấp miễn phí cho Quý khách hàng trong thời hạn bảo hành.

  Cung cấp các bản nâng cấp khác với chi phí thấp nhất cho Quý khách hàng sau khi hết thời hạn bảo hành.

SẢN PHẨM CHẤT LƯỢNG

FiCOM đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, và chất lượng đã được các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp uy tín của Việt Nam công nhận.

FiCOM đã được vinh danh tại giải thưởng Sao Khuê 2013 - đó chính là minh chứng cho chất lượng của sản phẩm, cũng như khẳng định trình độ kỹ thuật của Sao Mai Soft.

FiCOM  - LỜI GIẢI CHO BÀI TOÁN KHÓ

Cách soạn thảo và quản lý hợp đồng, văn bản hiện nay bộc lộ rất nhiều bất cập, gây bất tiện, lãng phí thời gian, công sức, khó bảo mật và dễ dẫn tới những sai sót, rắc rối, tranh chấp không đáng có. FiCOM sẽ giúp Quý khách hàng giải quyết triệt để và toàn diện những vấn đề gây đau đầu đó thông qua những tính năng nổi trội của mình:

  Hiệu quả từ việc tự động đánh số, phân loại hợp đồng, văn bản

Các HĐ, VB trên FiCOM được phân loại rõ ràng và tự động đánh số để quản lý theo quy tắc, vì thế giúp giảm thiểu công sức, thời gian, bảo đảm chính xác và dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, tham chiếu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

  Hiệu quả cao trong theo dõi, tìm kiếm, tra cứu hợp đồng, văn bản

FiCOM giúp những người có trách nhiệm trong doanh nghiệp theo dõi, tra cứu, tìm kiếm toàn bộ các mẫu HĐ, VB cũng như các hợp đồng, văn bản đang soạn thảo, đã ký kết một cách dễ dàng, nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi. Quý khách hàng có thể tự quy định phạm vi được phép theo dõi, tìm kiếm cho những vị trí nhân sự khác nhau, quy định bộ tiêu chí tra cứu cho các hợp đồng, văn bản.

  Hiệu quả trong định nghĩa công việc, phân quyền, ủy quyền và quản lý trách nhiệm

Mỗi vị trí công tác liên quan đến quy trình soạn thảo, phê duyệt, tra cứu và quản lý hợp đồng, văn bản trên FiCOM đều được định nghĩa, mô tả quyền hạn, trách nhiệm (phân quyền) rõ ràng theo quy định cụ thể của từng Quý khách hàng. Thông qua quản lý user name và password hoàn toàn có thể kiểm soát được lịch sử truy cập cũng như quá trình tác nghiệp trên hệ thống FiCOM của từng người, nhờ đó việc quản lý nhân sự cũng hiệu quả hơn, rủi ro do sai sót, quên việc, lộ bí mật...cũng được giảm thiểu.

  Hiệu quả nhờ quản lý lịch sử hợp đồng, văn bản, tự động thông báo lịch thực hiện hợp đồng, văn bản và tự động tổng hợp, báo cáo

HĐ và toàn bộ các VB kèm theo như phụ lục, biên bản, chứng từ, giấy ủy quyền...được quản lý theo từng bộ hợp đồng trênFiCOM. Đồng thời, lịch thực hiện cụ thể (giao hàng, thanh toán, thanh lý, thời hạn bảo hành v.v...) cũng được thông báo đến người có trách nhiệm qua E-mail, tin nhắn SMS giúp chủ động và tiết kiệm thời gian, nhân lực, giảm thiểu sai sót trong quản lý thực hiện hợp đồng, văn bản.

  Hiệu quả nhờ tác nghiệp mọi lúc, mọi nơi

Nhờ có FiCOM, Quý khách hàng có thể thực hiện mọi tác nghiệp từ soạn thảo, phê duyệt đến tra cứu, quản lý thực hiện hợp đồng, văn bản, kiểm soát hoạt động của các thành viên trong hệ thống ở mọi nơi, mọi lúc mà không nhất thiết phải làm trong văn phòng, cũng không cần phải trực tiếp hỏi người phụ trách từng việc như từ trước đến nay. Điểm này đặc biệt thích hợp với những Quý khách hàng bận rộn và quy mô doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh, văn phòng, cơ sở sản xuất, dịch vụ.

  Hiệu quả cao và ổn định lâu dài nhờ công nghệ tiêu chuẩn và khả năng tích hợp hệ thống

FiCOM là phần mềm được phát triển trên cơ sở kết hợp công nghệ tiêu chuẩn tiên tiến nhất của Nhật Bản với hệ thống lõi S-Framework của SAOMAISOFT với khả năng tích hợp hệ thống cao, giao diện tiếng Việt chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 có thể điều chỉnh theo yêu cầu của Quý khách hàng (customize).

  Hiệu quả nhờ giảm thiểu rủi ro và chống lãng phí

Quản lý hợp đồng, văn bản thống nhất trên một hệ thống hiện đại như FiCOM sẽ giúp Quý khách hàng tiết kiệm được nhiều thời gian, nhân lực, liên lạc, in ấn... FiCOM cũng giúp giảm thiểu những rủi ro do sai sót trong soạn thảo, phê duyệt, quản lý thực hiện các hợp đồng, văn bản cũng như những rủi ro về bảo mật thông tin, mất mát dữ liệu...Trong nhiều trường hợp,FiCOM còn giúp Quý khách hàng không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh do quy trình cũ chậm chạp, tránh được các rủi ro về tài chính và pháp lý.

  An toàn, ổn định và đảm bảo công việc luôn được kiểm soát

Các vụ việc liên quan đến hợp đồng, văn bản thường có vòng đời tương đối dài từ khi soạn thảo cho đến khi kết thúc (thanh lý). Với cách làm truyền thống khi có thay đổi về nhân sự dẫn đến khó khăn cho nhân sự mới tiếp quản cũng như dễ thất lạc các nội dung, căn cứ liên quan. FiCOM với công nghệ quản lý tập trung và quy trình rõ ràng sẽ đảm bảo toàn bộ dữ liệu cũng như quy trình luôn được toàn vẹn và an toàn.

HÀI LÒNG VỚI DỊCH VỤ BÁN HÀNG, SAU BÁN HÀNG

Tiếp thu những ưu việt trong phong cách cung cấp dịch vụ của Nhật Bản, Sao Mai Soft không ngừng hoàn thiện mình để mang lại dịch vụ tốt nhất, sự hài lòng tối đa cho Quý khách hàng. Chúng tôi luôn luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến của khách hàng và phục vụ theo đúng phương châm chủ đạo “Chân thành, lịch sự, hết lòng phục vụ khách hàng” mà Sao Mai Soft đã đề ra.

Sử dụng FiCOM, khách hàng sẽ nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật viên, chuyên viên tư vấn của Sao Mai Soft trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ. Sao Mai Soft sẽ giải đáp ngay lập tức các băn khoăn, và nhanh chóng xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan mà khách hàng gặp phải.

Ngoài ra, dựa trên định hướng phát triển của doanh nghiệp, Sao Mai Soft còn có thể đưa ra những tư vấn, giải pháp phù hợp nhất, tiết kiệm và an toàn nhất, hướng tới sự hoàn thiện trong quản lý, vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh, chăm sóc khách hàng của Quý khách.

GIÁ THÀNH HỢP LÝ

Sao Mai Soft cung cấp FiCOM với giá cạnh tranh nhất thông qua việc sử dụng những nền tảng công nghệ tiên tiến, quy trình quản lý ưu việt, và vận dụng tối đa sức sáng tạo trong nghiên cứu và phát triển phần mềm.

Thấu hiểu nguyện vọng và đặc thù của khách hàng, chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp, thay đổi sản phẩm FiCOM sao cho phù hợp với quy mô, yêu cầu và khả năng tài chính của từng nhóm doanh nghiệp cụ thể.

Câu 1: Đối tượng nào phù hợp sử dụng FiCOM?

Với những lợi ích mà FiCOM có thể mang lại, FiCOM có thể ứng dụng với mọi loại hình tổ chức từ doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ, tài chính đến cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp hay các hiệp hội tổ chức doanh nghiệp theo mô hình quản lý cơ quan và các đơn vị thành viên trực thuộc.

Câu 2: Việc đào tạo, hướng dẫn sử dụng mất bao lâu?

Người sử dụng chỉ cần tham gia vào buổi đào tạo hướng dẫn sử dụng (3-5 buổi) là có thể sử dụng các tính năng hệ thốngFiCOM và trong quá trình sử dụng người dùng nếu thắc mắc có thể liên hệ đến bộ phận hỗ trợ của Sao Mai Soft để được giải đáp.

Câu 3: Tính riêng tư của dữ liệu công ty chúng tôi được đảm bảo như thế nào?

Mỗi khách hàng được cấp một user để lưu trữ dữ liệu độc lập và chỉ có khách hàng có quyền mới truy cập được.

Câu 4: Dữ liệu được đảm bảo an toàn như thế nào, dữ liệu có thể bị mất không?

Dữ liệu tự động sao lưu sang hệ thống dự phòng ngay khi có phát sinh hoặc thay đổi. Do đó trong trường hợp hệ thống chính gặp sự cố thì toàn bộ dữ liệu của quỳ khách vẫn được đảm bảo đầy đủ và hoạt động trở lại tức thời. Ngoài ra người dùng có thể trích xuất dữ liệu về máy trạm của mình để lưu trữ riêng khi cần.

Câu 5: Sao Mai Soft có cử cán bộ trực tiếp đến hỗ trợ khi chúng tôi yêu cầu không ?

Sao Mai Soft sẽ cử nhân viên kỹ thuật tới tư vấn, hỗ trợ  trong trường hợp việc hỗ trợ từ xa không phù hợp.

Copyright by saomaisoft.vn